Smart Working 2025: Le Nuove Regole dopo il DDL Lavoro

Guida pratica e aggiornata per praticanti consulenti del lavoro: comunicazioni entro 5 giorni, contenuti dell’accordo, sicurezza e tutele INAIL, controlli digitali e diritto alla disconnessione. Con checklist operativa, errori ricorrenti e FAQ.

Una stagione di assestamento: perché cambia nel 2025

Contesto Il 2025 rappresenta l’anno di stabilizzazione del lavoro agile dopo la fase emergenziale. Il Collegato/DDL Lavoro ha tipizzato la gestione delle comunicazioni amministrative introducendo il termine di 5 giorni per l’invio al Ministero del Lavoro in caso di inizio, proroga, variazione e cessazione dello smart working. Tale nuovo standard si innesta sulla disciplina “di base” della L. 81/2017 (artt. 18–23) e sulle modalità tecniche previste dal DM 149/2022 (portale Servizi Lavoro / invii massivi).

Implicazioni operative per gli studi. Il nuovo termine “breve” impone: (i) un registro scadenze per gestire start/stop; (ii) procedure per invii massivi (file Excel/API); (iii) allineamento delle policy interne su disconnessione, BYOD e controlli; (iv) aggiornamento dei template di accordo per includere i riferimenti 2025.

Le 10 regole pratiche da conoscere (2025)

1. Comunicazione obbligatoria al MLPS entro 5 giorni (privati) dall’effettivo inizio della prestazione; stesso termine per proroghe/variazioni/cessazioni. Per PA e agenzie: regola del giorno 20 del mese successivo.
2. Piattaforma: Servizi Lavoro (SPID/CIE) o API/Excel per invii massivi.
3. Accordo scritto sempre necessario (post-emergenza); si conserva 5 anni (non si trasmette).
4. Contenuti minimi: durata, alternanza, strumenti, tempi di riposo e misure di disconnessione, controlli e condotte disciplinari.
5. Sanzioni: 100–500 € per lavoratore per ritardo/omissione comunicazioni.
6. Stop ai “diritti emergenziali” generalizzati (fragili/genitori under 14), salvo diversa disciplina contrattuale/organizzativa.
7. Privacy: niente geolocalizzazione; controlli legittimi solo nei limiti di Statuto/GDPR e previa informativa.
8. Sicurezza: informativa annuale su rischi (art. 22 L. 81/2017); tutele INAIL anche in itinere in certi casi.
9. Luogo: no postazione fissa; garantire equivalenza tutele e protezione dati.
10. Documentazione: accordo + informativa rischi + ricevute invio + registro variazioni.

Comunicazioni obbligatorie: cosa, come e quando

Accordo di lavoro agile: i contenuti che non possono mancare

Quadro generale. Lo strumento cardine del lavoro agile rimane l’accordo individuale ex artt. 18–23 L. 81/2017, distinto e autonomo rispetto alla comunicazione amministrativa al Ministero (che ha funzione certificativa/statistica). L’accordo disciplina l’organizzazione della prestazione (tempi, luoghi, strumenti), i diritti del lavoratore (riposi, disconnessione, tutele di salute e sicurezza, trattamento economico/normativo), i poteri datoriali (organizzazione, direttiva, controllo nel perimetro dell’art. 4 Statuto) e le regole su dati e asset aziendali (confidenzialità, cybersecurity, BYOD). È opportuno coordinare l’accordo con CCNL, policy interne (es. Policy di Disconnessione, IT/Security, BYOD), informativa salute e sicurezza (art. 22 L. 81/2017) e documentazione privacy (informativa art. 13 GDPR, eventuale DPIA, registro trattamenti). Prevedere sempre durata (a termine/indeterminato), recesso e procedure di modifica, oltre alla ripartizione di oneri (dotazioni, rimborsi spese) e alle regole sul trattamento di assenze, straordinari e reperibilità.

• Durata (a termine/indeterminato) e modalità di recesso
• Tempi di riposo e misure di disconnessione (fasce di contattabilità, blocco notifiche, reperibilità)
• Alternanza in presenza/da remoto e luogo/i di esecuzione
• Strumenti (dotazioni, uso di device personali, policy BYOD; standard minimi di cybersecurity)
• Controlli e condotte disciplinari nel rispetto di Statuto lavoratori e GDPR
• Sicurezza: richiamo all’informativa sui rischi (consegna almeno annuale) e buone prassi

Privacy, controlli digitali e diritto alla disconnessione

Controlli a distanza (art. 4 Statuto) e GDPR

• Base giuridica: legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR) e obblighi di sicurezza/organizzazione. Il consenso del lavoratore non è idoneo per i controlli.
• Requisiti: necessità, proporzionalità, minimizzazione (art. 5 GDPR); informativa art. 13; eventuale DPIA per strumenti intrusivi; misure tecniche (logging, pseudonimizzazione, cifratura).
• Strumenti: ammessi solo se funzionali all’organizzazione/sicurezza; vietati sistemi di monitoraggio massivo o eccedenti lo scopo.
• Conservazione: policy di retention (email/log) coerenti con finalità e minimizzazione.

Geolocalizzazione e tracciamenti

Email, strumenti collaborativi e metriche

• Audit “light” su volumi/tempi di connessione è possibile se anonimizzato/aggregato e con informativa chiara.
• Vietate letture sistematiche del contenuto delle email; ammessi filtri antimalware/antispam.
• BYOD: se consentito, definire Mobile Device Management, separazione profili, cifratura, blocco remoto.

Diritto alla disconnessione

• Non è un diritto autonomo codificato, ma è obbligatorio indicare in accordo tempi di riposo e misure per garantirlo (art. 19 L. 81/2017; Protocollo nazionale 7.12.2021).
• Esempi: silenzio notifiche in fasce di riposo; esclusione di reperibilità salvo turni; regole per meeting fuori fascia.

Salute, sicurezza e tutele assicurative

• Informativa annuale sui rischi generali e specifici (art. 22 L. 81/2017), consegnata al lavoratore e all’RLS.
• Tutela INAIL anche per attività svolte all’esterno dei locali aziendali e, in determinati casi, per l’infortunio in itinere.
• Buone prassi: ergonomia postazione, pause VDT, protezione dati in ambienti domestici/terzi.

Errori ricorrenti (e come evitarli)

Checklist operativa per lo studio

FAQ essenziali

Chi ha “diritto” allo smart working nel 2025?
Non esiste un diritto generalizzato nel privato: si procede per accordo individuale/CCNL/policy aziendale. I “diritti” emergenziali non sono più in vigore salvo diversa disciplina.

Il datore può imporre la geolocalizzazione?
No: il Garante ha ritenuto illecita la geolocalizzazione dei dipendenti in smart working; i controlli devono rispettare Statuto e GDPR ed essere proporzionati.

Serve indicare il luogo preciso?
Non necessariamente, ma è buona prassi limitare i luoghi (domicilio/altro luogo idoneo) e richiamare regole di sicurezza e protezione dati.

📚 Fonti e Bibliografia