Smart Working 2025: Le Nuove Regole dopo il DDL Lavoro
Guida pratica e aggiornata per praticanti consulenti del lavoro: comunicazioni entro 5 giorni, contenuti dell’accordo, sicurezza e tutele INAIL, controlli digitali e diritto alla disconnessione. Con checklist operativa, errori ricorrenti e FAQ.
- Perché cambia nel 2025
- Le 10 regole pratiche da conoscere
- Comunicazioni obbligatorie (5 giorni)
- Accordo di lavoro agile: i contenuti che non possono mancare
- Privacy, controlli digitali e diritto alla disconnessione
- Salute, sicurezza e tutele assicurative
- Errori ricorrenti (e come evitarli)
- Checklist operativa per lo studio
- FAQ essenziali
- Fonti e bibliografia
Una stagione di assestamento: perché cambia nel 2025
Contesto Il 2025 rappresenta l’anno di stabilizzazione del lavoro agile dopo la fase emergenziale. Il Collegato/DDL Lavoro ha tipizzato la gestione delle comunicazioni amministrative introducendo il termine di 5 giorni per l’invio al Ministero del Lavoro in caso di inizio, proroga, variazione e cessazione dello smart working. Tale nuovo standard si innesta sulla disciplina “di base” della L. 81/2017 (artt. 18–23) e sulle modalità tecniche previste dal DM 149/2022 (portale Servizi Lavoro / invii massivi).
Timeline essenziale
- 2022 – DM 149/2022 definisce modello e canali delle comunicazioni (portale, file Excel/API).
- 12 gennaio 2025 – Entrata a regime del termine 5 giorni per i privati previsto dal Collegato Lavoro.
- 27 marzo 2025 – Circolare MLPS n. 6/2025: la decorrenza dei 5 giorni è ancorata all’inizio effettivo della prestazione agile; indicazioni su proroghe, variazioni e cessazioni.
Cosa cambia / cosa resta
- Cambia: termine perentorio di 5 giorni (privati), puntualizzato per tutti gli eventi (start, proroga, variazione, stop).
- Resta: accordo scritto tra le parti con contenuti minimi L. 81/2017; informativa salute e sicurezza; tutele INAIL; rispetto privacy e controlli ex art. 4 Statuto.
- PA e somministrazione: regole di comparto con calendario differenziato (prassi del giorno 20 del mese successivo per i flussi).
Implicazioni operative per gli studi. Il nuovo termine “breve” impone: (i) un registro scadenze per gestire start/stop; (ii) procedure per invii massivi (file Excel/API); (iii) allineamento delle policy interne su disconnessione, BYOD e controlli; (iv) aggiornamento dei template di accordo per includere i riferimenti 2025.
📺 Suggerimento didattico:
Ripassa la cornice legale del lavoro agile (L. 81/2017, DM 149/2022, Collegato Lavoro e Circolare MLPS 6/2025). Inserisci qui l’eventuale link alla lezione Copernico.
Le 10 regole pratiche da conoscere (2025)
- Comunicazione obbligatoria al MLPS entro 5 giorni (privati) dall’effettivo inizio della prestazione; stesso termine per proroghe/variazioni/cessazioni. Per PA e agenzie: regola del giorno 20 del mese successivo.
- Piattaforma: Servizi Lavoro (SPID/CIE) o API/Excel per invii massivi.
- Accordo scritto sempre necessario (post-emergenza); si conserva 5 anni (non si trasmette).
- Contenuti minimi: durata, alternanza, strumenti, tempi di riposo e misure di disconnessione, controlli e condotte disciplinari.
- Sanzioni: 100–500 € per lavoratore per ritardo/omissione comunicazioni.
- Stop ai “diritti emergenziali” generalizzati (fragili/genitori under 14), salvo diversa disciplina contrattuale/organizzativa.
- Privacy: niente geolocalizzazione; controlli legittimi solo nei limiti di Statuto/GDPR e previa informativa.
- Sicurezza: informativa annuale su rischi (art. 22 L. 81/2017); tutele INAIL anche in itinere in certi casi.
- Luogo: no postazione fissa; garantire equivalenza tutele e protezione dati.
- Documentazione: accordo + informativa rischi + ricevute invio + registro variazioni.
Comunicazioni obbligatorie: cosa, come e quando
Che cosa inviare
- Nominativi dei lavoratori interessati
- Date (inizio/fine, nuova scadenza se proroga)
- Eventi (variazione; cessazione anticipata)
Come inviare
Portale Servizi Lavoro → Comunicazione lavoro agile (SPID/CIE) – disponibile anche file Excel/API per invii massivi.
Quando inviare (privati)
- Inizio: entro 5 giorni dall’avvio effettivo
- Proroga: entro 5 giorni dalla stipula della proroga
- Variazione/Cessazione: entro 5 giorni dall’evento
Accordo di lavoro agile: i contenuti che non possono mancare
Quadro generale. Lo strumento cardine del lavoro agile rimane l’accordo individuale ex artt. 18–23 L. 81/2017, distinto e autonomo rispetto alla comunicazione amministrativa al Ministero (che ha funzione certificativa/statistica). L’accordo disciplina l’organizzazione della prestazione (tempi, luoghi, strumenti), i diritti del lavoratore (riposi, disconnessione, tutele di salute e sicurezza, trattamento economico/normativo), i poteri datoriali (organizzazione, direttiva, controllo nel perimetro dell’art. 4 Statuto) e le regole su dati e asset aziendali (confidenzialità, cybersecurity, BYOD). È opportuno coordinare l’accordo con CCNL, policy interne (es. Policy di Disconnessione, IT/Security, BYOD), informativa salute e sicurezza (art. 22 L. 81/2017) e documentazione privacy (informativa art. 13 GDPR, eventuale DPIA, registro trattamenti). Prevedere sempre durata (a termine/indeterminato), recesso e procedure di modifica, oltre alla ripartizione di oneri (dotazioni, rimborsi spese) e alle regole sul trattamento di assenze, straordinari e reperibilità.
- Durata (a termine/indeterminato) e modalità di recesso
- Tempi di riposo e misure di disconnessione (fasce di contattabilità, blocco notifiche, reperibilità)
- Alternanza in presenza/da remoto e luogo/i di esecuzione
- Strumenti (dotazioni, uso di device personali, policy BYOD; standard minimi di cybersecurity)
- Controlli e condotte disciplinari nel rispetto di Statuto lavoratori e GDPR
- Sicurezza: richiamo all’informativa sui rischi (consegna almeno annuale) e buone prassi
Privacy, controlli digitali e diritto alla disconnessione
Controlli a distanza (art. 4 Statuto) e GDPR
- Base giuridica: legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR) e obblighi di sicurezza/organizzazione. Il consenso del lavoratore non è idoneo per i controlli.
- Requisiti: necessità, proporzionalità, minimizzazione (art. 5 GDPR); informativa art. 13; eventuale DPIA per strumenti intrusivi; misure tecniche (logging, pseudonimizzazione, cifratura).
- Strumenti: ammessi solo se funzionali all’organizzazione/sicurezza; vietati sistemi di monitoraggio massivo o eccedenti lo scopo.
- Conservazione: policy di retention (email/log) coerenti con finalità e minimizzazione.
Geolocalizzazione e tracciamenti
Divieto di geolocalizzazione dei dipendenti in smart working: il Garante ha sanzionato l’uso di sistemi che tracciano la posizione del lavoratore durante la prestazione agile. Implementare controlli non invasivi, alternativi e non basati sulla posizione.
Email, strumenti collaborativi e metriche
- Audit “light” su volumi/tempi di connessione è possibile se anonimizzato/aggregato e con informativa chiara.
- Vietate letture sistematiche del contenuto delle email; ammessi filtri antimalware/antispam.
- BYOD: se consentito, definire Mobile Device Management, separazione profili, cifratura, blocco remoto.
Diritto alla disconnessione
- Non è un diritto autonomo codificato, ma è obbligatorio indicare in accordo tempi di riposo e misure per garantirlo (art. 19 L. 81/2017; Protocollo nazionale 7.12.2021).
- Esempi: silenzio notifiche in fasce di riposo; esclusione di reperibilità salvo turni; regole per meeting fuori fascia.
Salute, sicurezza e tutele assicurative
- Informativa annuale sui rischi generali e specifici (art. 22 L. 81/2017), consegnata al lavoratore e all’RLS.
- Tutela INAIL anche per attività svolte all’esterno dei locali aziendali e, in determinati casi, per l’infortunio in itinere.
- Buone prassi: ergonomia postazione, pause VDT, protezione dati in ambienti domestici/terzi.
Errori ricorrenti (e come evitarli)
| Errore | Conseguenza | Soluzione |
|---|---|---|
| Inviare la comunicazione “in anticipo” e non aggiornarla all’avvio effettivo | Termine dei 5 giorni calcolato male | All’avvio effettivo, verifica e registra l’evento corretto (variazione) |
| Mancanza clausole su disconnessione | Rischi ispettivi e contenzioso | Prevedi fasce di contattabilità, blocchi notifiche e turnazioni |
| Monitoraggio invasivo | Illegittimità + possibili sanzioni Garante | Limita i controlli, fai DPIA, adotta metriche non invasive |
| Informativa sicurezza generica | Non conformità art. 22 | Personalizza per mansioni/luoghi, aggiorna almeno annualmente |
Checklist operativa per lo studio
- Template accordo 2025 (con disconnessione, BYOD, controlli)
- Informativa rischi aggiornata + consegna lavoratore/RLS
- Procedura invii Servizi Lavoro (ruoli, deleghe, Excel/API)
- Registro scadenze (start/proroghe/cessazioni) con alert 5 giorni
- Policy BYOD & sicurezza dati per lavoro da remoto
- Archivio ricevute telematiche + conservazione accordi (5 anni)
Suggerimento: integra la checklist nel gestionale e crea alert automatici.
FAQ essenziali
Chi ha “diritto” allo smart working nel 2025?
Non esiste un diritto generalizzato nel privato: si procede per accordo individuale/CCNL/policy aziendale. I “diritti” emergenziali non sono più in vigore salvo diversa disciplina.
Il datore può imporre la geolocalizzazione?
No: il Garante ha ritenuto illecita la geolocalizzazione dei dipendenti in smart working; i controlli devono rispettare Statuto e GDPR ed essere proporzionati.
Serve indicare il luogo preciso?
Non necessariamente, ma è buona prassi limitare i luoghi (domicilio/altro luogo idoneo) e richiamare regole di sicurezza e protezione dati.
📚 Fonti e Bibliografia
Fonti normative e istituzionali
- DM 149/2022 – modalità e modelli per la comunicazione telematica del lavoro agile – PDF MLPS
- L. 22 maggio 2017, n. 81 (artt. 18–23; art. 19 disconnessione) – Normattiva
- Smart working – Servizi Lavoro (portale, invii massivi/Excel, modulistica) – MLPS
- Protocollo nazionale sul lavoro agile (7.12.2021) – PDF
- Sanzioni comunicazioni – art. 19, c. 3, D.Lgs. 276/2003 (FAQ URP MLPS) – MLPS – URP
Chiarimenti su “5 giorni” e decorrenza
- Collegato Lavoro & Circolare MLPS 6/2025 – focus sulla decorrenza dall’inizio effettivo e sugli eventi (proroghe/cessazioni) – ASSIV · FiscoeTasse · Studio Gambalonga
Privacy, controlli e geolocalizzazione
- Garante Privacy – sanzioni su geolocalizzazione dipendenti in smart working (2025) – Federprivacy · Dottrina Lavoro · Studio Stefanelli
📅 Ultimo aggiornamento: 3 novembre 2025 – h 13:00 CET